Enibra Sistemi kendi PDKS Donanımı ile online bilgi akışı sağlar. Personel PDKS Terminalinden geçer geçmez bilgileri İK Puantörlerinin ekranlarına yansır.

Online geçiş kontrolü ile personellerin yalnızca yetkili oldukları alanlara geçişine izin verilir. Yetki yönetimi İK Yönetimi tarafından yapılır.

AR-GE, Yemekhane, Bilgi İşlem, vb. özel alanlara kimlerin, ne zaman giriş yaptığı ve bu alanlarda ne kadar zaman geçirdiği raporlanabilir.

Günlük puantaj kontrolleri ve tamamlama işlemleri için çok güçlü ekranlar bulunur. 1000 civarında personeli olan bir fabrikada puantörün günlük puantaj işlemleri 15 dakika gibi kısa bir sürede tamamlanabilir.

Hastalık raporları her gece otomatik olarak Sağlık Bakanlığının Sisteminden alınır. Puantörleriniz rapor evrakını işlemekle vakit kaybetmez.

Her personel kendi izin bilgilerini ePersonel Uygulamamız üzerinden görür ve talepte bulunur. İzin talepleri İK Yönetimince belirlenmiş imza rotasını takip ederek kişilere elektronik posta ile bildirilir. Yöneticiler elektronik posta üzerinden onaylama veya reddetme yapabilirler.
Onaylanan talepler otomatik olarak sistem tarafından günlük puantaj kayıtlarına işlenir. Puantörler izin evrakını sisteme işlemek için zaman kaybetmezler.

Fazla mesai planlaması ekip yöneticileri tarafından toplu liste yöntemiyle yapılıp sistem üzerinden onaya sunulabilir. Fazla mesainin onaylanması sonucunda sistem, mesaiye kalan personelin giriş çıkış saatleriyle hesapladığı fazla mesai saatini, onaylanan belge ile karşılaştırıp onaylar, puantöre mesai onaylama işi bırakılmaz.

Fazla mesai planlanamıyorsa, sistem fazla mesai yapmış personelini, yöneticileri bazında gruplayarak listeler ve listelerin onaylanması için ilgili yöneticilere elektronik posta gönderir.

Gece zammı uygulaması varsa sistem gece zamlarını otomatik olarak hesaplar.

Beklenen vardiyasının dışında bir vardiyaya gelen personelin vardiyası, sistem tarafından otomatik olarak değiştirilerek puantöre iş bırakılmaz.

Yıllık izin hakedişleri her gün otomatik olarak sistem tarafından hesaplanır. Sisteme bakan tüm personel güncel yıllık izin bakiyesini görür.

Yıllık izin hakedişi için İş Kanunu dışında tablolar kullanılabilir. Örneğin Toplu İş Sözleşmesi gereğince sendikalı personel için farklı izin hakları verilmiş olabilir.

Personelin grev, ücretsiz doğum izni gibi nedenlerle uzun süreli işe devam etmemesi durumlarında sistem yıllık izin hakediş tarihini otomatik olarak öteler.

Yıllık Ücretli izin hakkı dışında Ücretli Mazeret İzni Hakkı da verilebilir. Sistem bu hakkı yıl bazında kontrol ederek kullandırır.

Ay sonunda birkaç tuşa basılarak bir iki dakika içinde aylık puantaj verileri oluşturulabilir. Aylık puantaj verileri oluşturulurken, haftalık denkleştirme, telafi çalışmaları, mazeret izni kullandırmaları gibi birçok işlem sistem tarafından otomatik olarak yapılır.

İK Kullanıcısı dilediği kadar ek gelir kalemi tanımlayabilir. Üstelik bu çalakalem olarak tanımlanan bu gelir kalemleri, tüm hazır ve kullanıcı tanımlı dinamik raporlarda, kullanıcılarımızın tanımladığı şekilde görünür.

Benzer şekilde özel kesinti kalemleri de İK Kullanıcıları tarafından serbestçe tanımlanır ve raporlanır.

Yemek parası, yol parası, yakacak parası, kasa tazminatı, ustalık tazminatı vb. tüm periyodik ödeneklerinizi ister saat ücretine bağlı olarak ister tutar olarak ister kıstelyevm usulüyle kolayca tanımlayabilirsiniz. Üstelik her birinden yararlanacak personel grubunu ayrı ayrı belirleyebilirsiniz.

Sistem İkramiye tanımı için de esnek ve parametrik bir yapı sunar. Her 75 saat, üç ayda bir 225, vb. birçok farklı hesaplama yöntemi kolayca tanımlanabilir.

Hem ek gelirler (prim vb.) hem de özel kesintiler sisteme bir excel belgesi kullanılarak topluca yüklenebilir.

Periyodik Maaş Avansı veren firmalar için kullanıcılar, ay ortasında birkaç tuşa basarak yüzdeli maaş avansı veya önceden kişi bazlı belirlenmiş bir tutar ile toplu avans kaydı oluşturabilir.

Sistem İcra Kesintilerini, aynen dosyasında yazıldığı şekilde her maaş tahakkukunda otomatik olarak hesaplayıp keser. Her ay kullanıcıların tutar girmesine gerek olmaz. İcra kapandı vb. yazılar sistemden hazır halde alınabilir.

Çalışanlar ePersonel üzerinden kağıt kullanmadan Maaş Avansı veya Uzun Vadeli Borç Talebi yapabilir.

Maaş tahakkuku işlemleri istenirse bir personel için istenirse belirli bir personel grubu için yapılabilir. Maaş tahakkuku işlemi 1000 personeli olan bir şirket için yaklaşık 2 dakika sürer.

Tüm teşvikler için sistem personel uygunluk kontrolü yapar. Örneğin 6111 kanununa kayıtlı bir personelin o ay yeter sayısı olmadığı için 5510 kanunu ile bildirilmesini sistem otomatik olarak yapar. Sistem sonraki ay tekrar kontrol yapar ve uygunluğa göre personeli 6111 numaralı kanundan bildirebilir. Yararlanma süresi dolan kanunlar için sistem personeli otomatik olarak 5510 numaralı kanuna kaydeder.

MuhSGK belgesini birkaç tuşa basarak sistemden alır, Maliye Bakanlığının Programına manuel işlem yapmadan yüklersiniz.

Personele yapılacak ödemelerde bankanızın vereceği excel belgesine ihtiyaç duymazsınız. Birkaç tuşa basarak saniyeler içinde banka talimatı belgesini sistem içinde oluşturur ve bankaya yine sistem üzerinden elektronik posta ile gönderirsiniz.

BES Ödemeleri için tahsilat raporunu birkaç tuşa basarak sistemden alabilirsiniz.

Muhasebe sisteminize bordro tahakkuk fişi entegrasyonu da, sistem içinden birkaç tuşa basarak yapılır. Enibra ilgili fiş belgesini muhasebe sisteminize uygun olarak hazırlar. Kullanıcımız da bu belgeyi muhasebe sistemine yükleyerek entegrasyonu tamamlar.

Ay sonu işlemlerinin tamamı 2 saat gibi kısa bir sürede tamamlanır. Bu süre içinde enibra kontrol algoritmaları kullanılarak, problemli tahakkuk var mı, hangi konulardan dolayı problem var raporlanır. Kullanıcılarımızın onlarca rapor çekerek kontrol yapmasına gerek olmaz.

İş akdi sonlandırılmış bir personelin kıdem ve ihbar tazminatı tahakkuku sistem tarafından otomatik olarak yapılır.

İş akdi sonlandırılmamış da olsa bir personel için Kıdem ve İhbar Tazminatı Tahakkuku birkaç tuşa basılarak sistem içinden hesaplanabilir ve bir pusula belgesi alınabilir.

Kıdem yükü raporu birkaç tuşa basılarak kolayca alınabilir. Ayrıca kıdem karşılık tutarları da sistem tarafından hesaplanıp muhasebe sistemi ile entegre edilebilir.

Personelin seyahat bilgileri bir forma işlenir ve harcırah tahakkuku birkaç tuşa basarak hesaplanır. Şirket yönetmeliğinize göre harcırah gündelikleri tüm koşullar İK Yetkilileri tarafından kolaylıkla tanımlanabilir. .

AR-GE Projeleri ve bu projelere bağlı İş Paketleri aktif oldukları dönem aralıklarıyla tanımlanır. AR-GE Personeli kişiler hangi projelerde, yüzde kaç ağırlıkta çalışıyor tanımlanır.

AR-GE Birimi özel AR-GE Puantajını düzenler. Bu puantaj bilgileri enibra Sistemi tarafından oluşturulur, gerekiyorsa AR-GE Sorumlusu puantajda değişiklik yapar.

AR-GE Kalemleri (AR-GE Normal Çalışma, AR-GE Hafta Tatili, AR-GE Genel Tatil ve AR-GE Yıllık İzin) özel kalemlerdir ve normal puantaj kalemlerinden ayrışırlar.

AR-GE Kapsamında çalışan personellere ikinci bir bordro verilmez. Çalışanlar bir ücret hesap pusulası içinde bütünsel olarak gelir ve giderlerini kontrol edebilir.

Sistem 5746 ve 15746 sayılı kanun teşviklerini otomatik olarak maaş tahakkuku esnasında hesaplar.

Benzer şekilde vergi teşvikleri de sistem tarafından maaş tahakkuku esnasında otomatik olarak hesaplanır.

Muhasebe Sistemlerinde AR-GE giderlerini proje bazlı gösteren müşterilerimiz için özel bir geliştirme çalışması yaparak muhasebe fişinin istenilen şekilde oluşması sağlanır.

Belirli kategoriler altında (Nakit Para, Şirket Aracı, Sağlık Sigortası, Bireysel Emeklilik, Yemek Çeki, Eğitim, Tatil Çeki, Giyim Çeki) birden çok esnek yan hak kalemi tanımlanabilir.

Gerek personel personel, gerekse personel grupları bazında bütçe tanımlanabilir.

Esnek yan hakların ne zaman belirleneceği İnsan Kaynakları Yönetimi tarafından sisteme tanımlanır. Sistem ilgili döneme girildiğinde esnek yan hak bütçesi tanımlanmış tüm personele elektronik posta ile “Esnek Yan Haklarınızı Belirleyiniz” bildirimi yapar.

Bildirimi, alan personel ePersonel Uygulamasında giriş yapar ve bütçesini tercih ettiği yan hakları ile kullanır.

Personel, tercihlerini yapar yapmaz yıl boyunca hangi aylarda ne kadar net gelir elde edeceğini sistemin sunduğu bir tablodan görebilir. Buna göre tercihlerini farklı şekilde revize edebilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi, dönem sonunda tercih seçeneğini kapatır ve birkaç tuşa basarak yıl boyunca personelin maaş bordrolarında yer alacak esnek yan hak ödenek kalemlerinin oluşmasını sağlar.

Bütçe oluşturma işlemi, mevcut sistemin bir klonunu yaratır ve bütçe çalışmalarının bu klon veri tabanında yapılmasını sağlar. Böylelikle hem asıl verilerinizin yanlışlıkla değiştirilmesi veya bütçe için işlenmiş tahmini verilerin temizlenmesi gereği olmaz.

Bütçe ortamı, asıl ortamın tüm işlemlerini barındırdığı için asıl sistemde alınabilen tüm ekranlar ve raporlar bütçe sisteminde de aynı şekilde kullanılabilir. Örneğin her ayın icmal raporları alınabilir, muhasebe entegrasyonları yapılabilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi gelecek yıl için Gelir Vergisi Dilimlerini, Asgari Ücreti, SGK Taban Tavan Matrahlarını, Engelli, Aile ve Çocuk Vergi ve SGK İndirimlerini, Kıdem Tazminatı Tavan Tutarını belirleyip sisteme işleyebilir.

Ücret dışında yan hak olarak verilen düzenli gelirler için (Bayram Harçlığı, Kasa Tazminatı, Ustalık Tazminatı, Yemek Parası, Yol Parası, Isınma Yardımı, vb.) tahmini tutarlar işlenir.

Bu kalemlerin hangi aylarda hangi personellere uygulanacağını sistem bilir ve zamanında uygular.

Bütçe gelecek dönemde personel sayısının da değişimini destekler. Bazı personellerinizi işten çıkarabilir veya yeni personeller işe alabilirsiniz. Tüm bu işlemler, asıl sistemdeki gibi ayrıntılı yapılabilir.

Kapatılacak bir işyerinin (şube) veya bölümün (departman) tüm personelinin birkaç tuşa basarak toplu işten çıkışı yapılabilir.

İnsana Kaynakları Yönetimi hangi ay, hangi personeller için ne kadar zam yapacağını belirleyip ilgili aylarda uygulayabilir.

Sistem bütçe tablosunu oluştururken ilgili ayda bulunan tüm personelin maaş ve tazminat (Kıdem ve İhbar Tazminatları) tahakkuklarını yapar, ve bütçe tablosuna müşterimizin belirlediği başlıklar altında yansıtır.

Maaş tahakkukları için her personele aylık puantaj kaydı oluşturmak gerekir. Bunun için sistem ilgili ayın takvimine bakarak kaç iş günü, kaç hafta tatili, kaç genel tatil var bilir ve bu bilgilerle aylık puantaj oluşturur

Bütçe tablosunun yapısı, İnsan Kaynakları Yetkilisi tarafından firmanın ihtiyacına göre oluşturulur. Tablonun yapısı oluşturulurken ana gruplar, alt gruplar şeklinde istenilen derinlikte gruplamalar tanımlanır ve bu gruplarda yer alacak personel giderleri hem personelin masraf yerlerine hem de yaka renklerine göre ilişkilendirilebilir. Ayrıca grubun hangi bordro kalemleriyle (Normal Çalışma Ücreti, İkramiye, Fazla Mesai, Isınma Yardımı, vb.) ilişkili olacağı da tanımlanır.

Tüm aylara ilişkin tahakkuk işlemleri tamamlandıktan sonra birkaç tuşa basarak bütçe tablosu alınabilir. Tablo belirlenen grupların yanında tüm ayları sırasıyla kolonlar ve en sonda yıllık toplamı verir.

İK Yönetimi tüm ödeme kalemlerini dilediği personel grubu ile ilişkilendirerek tanımlayabilir. Örneğin Ayın 1. Günü Tüm Personele Maaş Ödemesi, 2. Günü BES Primlerinin Ödemesi, 10. Günü İcra Dairelerine Ödeme, 15. Günü Düzenli Avans Ödemesi, 25. Günü Muhtasar Ödemesi, vb. tüm ödemeler ne zaman hangi personel grubuna yapılacak tanımlanabilir.

Sistem fazla mesai oluşturmak için şu yöntemleri sunar.

Son X ayın fazla mesai gerçekleşenlerinin ortalaması ile bir çalışma saati oluşsun.

Geçen sene bu ayda kim kaç saat mesai yaptıysa, o mesai saati baz alınsın.

Bir tabloda personel grupları bazında kişi başı veya toplam fazla mesai saati girilsin. Değerler bu tablodan alınarak fazla çalışma saati oluşturulsun.

1000 Personeli bulunan bir şirket için nakit akış tablosunu oluşturmak 15 dakika altında tamamlanabilir. Sistem tabloyu oluşturmadan önce istenen dönem için tüm personele aylık puantaj oluşturur, fazla mesai tahminlerini oluşturur arkasından maaş tahakkuklarını yapar. ve nakit akış tablosunu oluşturur.

Daha sonra dönemsel veya yıllık raporlar alınabilir..

Belirli bir pozisyon için, bir veya birden çok talep yapılabilir. Talebin yapılabilmesi için ilgili pozisyonda boş kadro olması veya o pozisyonda bulunan dolu bir kadronun yerine talep yapılabilir. Eğer ilgili pozisyonda boş kadro yoksa sistem otomatikman Norm Kadro Talebine yönlendirir.

Talep bilgilerinde İK Yönetimince belirlenmiş aday özellikleri olsun olması şeklinde tarif edilebilir.

Talebi, İK Yönetimince kendisine personel talebi yapabilme yetkisi verilmiş kişiler yapabilir.

Personel Talebinin onay süreci (Kimlerin onayından geçmesi gerektiği) İK Yönetimi tarafından tanımlanır.

Pozisyonda boş kadro yoksa veya o pozisyon henüz var olmamış ise Norm Kadro talebi yapılmalıdır.

Norm Kadro Talebinin onay süreci (Kimlerin onayından geçmesi gerektiği) İK Yönetimi tarafından tanımlanır.

Sistem Genel Başvuru adı altında özel olarak bir pozisyonun belirtilmediği bir ilanı barındırır. Bu sayede firmanın personele ihtiyacı olmadığı zamanlarda da adaylar başvuru yapabilirler.

Genel başvuru dışındaki başvurular mutlaka bir pozisyon bilgisi içerir. Pozisyon tarifi yapılırken, Şirket, İşyeri (Şube), Bölüm (Departman) ve Unvan (Görev) bilgileri kullanılır.

İş ilanı hazırlanırken adaydan beklenen nitelik ve yetkinlikler de metin olarak tanımlanabilir.

İlan belirli bir tarih aralığında yayınlanmak üzere ayarlanabilir.

Başvuru formları İnsan Kaynakları Yönetimi tarafından hazırlanır. Formun Özlük, İletişim, Aile, Eğitim, İş Deneyimi formları sabit olarak yer alır ve değiştirilemez. Adayın hangi tercih edebileceği iş alanları, Nitelik ve Yetkinlik Kriterleri ve bu kriterlerin cevap seçenekleri, Özel sorular ve bu soruların cevap seçenekleri, boş bırakılıp bırakılamayacakları bilgisi İK Yönetimi tarafından tanımlanabilir.

Adaylar, Müşterimizin Bilgi İşlem Politikası izin veriyorsa firma dışındayken internet üzerinden formu doldurabilir. Aksi halde adayın firma ağına bağlı bir bilgisayar ile form doldurması sağlanır.

Aday formunu doldurur doldurmaz ilgili posta grubuna sistem tarafından otomatik bir bildirim gönderilir. Bildirimde adayın kısa künyesi yer alır.

Adaylar formalarını doldurduktan sonra İK Formları gözden geçirip görüşme oturumlarını sistem üzerinden planlayabilir. Planlar yapıldıktan sonra adaya sistem üzerinden elektronik posta ile görüşmeye çağrı bildirimi yapılır.

Görüşmeciler için, sistemden bir görüşme formu alınıp doldurulabilir. Kalemle doldurulan bu formlar daha sonra görüşmeci veya İnsan Kaynakları Ekibi tarafından sisteme işlenebilir. Görüşmeciler dilerse bu formu çıktı almadan da direkt olarak görüşme esnasında doldurabilir.

Görüşme notları çalakalem yazılabilir. Ayrıca görüşmecinin aday hakkında Olumlu veya Olumsuz sonucunu seçmesi beklenir.

Adaylar bir veya birden çok sınava veya uygulamalı teste tabi tutulabilir. Bu sınav ve testler enibra Sistemi tarafından sağlanmaz, enibra Sistemi dışı ekipmanlarla yapılır. Enibra Sisteminin bu noktadaki görevi sınav veya test sonucunun işlenmesi ve raporlanmasını sağlamaktır.

Adayın formunda belirttiği referanslarla yapılan görüşmelerin sonucu aday formuna referans notu olarak işlenebilir.

Adaya yapılan iş teklifi için sistemden bir yıllık gelir tablosu alınır. Adayın teklifi kabul etmesi durumunda girilmiş tüm özlük bilgileri Personel ve Özlük Modülüne aktarılır ve SGK Giriş ve diğer işe alım işlemleri için ilgili ekibe sistem üzerinden elektronik posta ile bildirim gönderilir.

Henüz işe alınmamış adaylar çok zengin filtreleme araçları ile birkaç saniyede sorgulanıp, potansiyel adaylara ulaşılabilir. Bu adayların adaylık sürecinde kaydedilmiş tüm bilgileri incelenebilir.

KVKK Gereğince 6 aydan eski aday bilgileri sistem tarafından otomatik olarak karartılır.

Modül lisans bedeli içinde müşterimizin bir değerlendirme formu ücretsiz olarak geliştirilip süreci hazırlanır. Bu noktada kanunda da yer aldığı için 2 Aylık Deneme Süresi Süreci ilk form olarak geliştirilir. Ancak müşterimiz 6. ayın sonunda da bir değerlendirme yapılmasını isterse ikinci bir form ve süreç te ek geliştirme yapılarak geliştirilir.

Her firma kendine özgü form yapısıyla ve değerlendirme kriterleri ile süreci yönettiğinden formlar müşteriye özel olarak geliştirilir.

Bu modül ile yalnızca personelin işe devam edip etmeyeceğini karar vermeye yönelik değerlendirmeler yapılmaz. Örneğin müşterimiz işe alınan personelin, işe alma sürecini değerlendirmesi için de bir süreç hazırlatabilir. Önemli olan, belirli bir olayın sonrasında bir zamanın geçmesiyle tetiklenecek bir değerlendirme sürecinin ihtiyaç olmasıdır.

Sistem değerlendirme zamanı geldiğinde ilgili kişiye elektronik posta ile bildirimde bulunur. Bu bildirim yine sistem tarafından her sabah tekrar eder. Ta ki değerlendirme yapılana kadar.

Değerlendirme bildirimini alan kişi, ePersonel Uygulamasından ilgili personelin değerlendirme formunu görüntüler ve değerlendirmesini yapar.

Formun içindeki kriterler müşterimizin isteği doğrultusunda geliştirilir. Bazı örneklerde kriterlere verilen cevaplar ile bir puan oluşur ve bu puanın, olumlu sonuca mı, olumsuz sonuca mı dönüşeceği sistem tarafından belirlenir. Değerlendirici sonucu göremez. Sonuçları İnsan Kaynakları alır ve gerekli işlemleri yapar.

Değerlendirici bir kişi olabilir. Ancak değerlendirme formunun altında birden çok kişinin imzası bulunabilir.

Farklı personel grupları için örneğin Beyaz Yakalılar için ayrı Mavi Yakalılar için ayrı performans değerlendirme dönemi belirlenebilir.

Hedef tanımlama, hem sorumlusu (personel) hem de yöneticisi tarafından ayrı ayrı yapılabilir.

Hedefler karşı tarafın onayına sunulur. Personel yöneticiye, yönetici de personele. Hedefi onaylayacak taraf onayını hedefi revize ederek verebilir. Bu durumda hedef diğer tarafın onayına sunulur.

Hedef belirleme işi istenirse performans dönemi boyunca (Yıl boyunca) yapılabilir. Sadece dönemin başında bir kez belirleme kısıttı yoktur.

Her hedef için bir ağırlık (önem katsayısı) belirlenir. Katsayıların toplamının 100 etmesi zorunluluğu yoktur.

Dönem sonlarında yetkinlik değerlendirmesi yapılır. Hangi personelde hangi yetkinliklerin hangi ağırlıkta değerlendirileceği, İK Uzmanlarınca sisteme tanımlanır. Tanımlamalar, Unvan Düzeyi, Unvan, Yaka Rengi gibi personel grupları bazında belirlenebildiğinden İK Uzmanlarının kısa zamanda tutarlı bir şekilde bu yetkinlikleri belirlemesi mümkün olur.

Yetkinlik değerlendirmeleri 360 derece yapılabilir. Bir kişi, kendisi, yöneticisi, eş düzey çalışanlar ve astları tarafından değerlendirilebilir.

Personel sayısı yüksek departmanlarda 360 derece yetkinlik değerlendirmesi yapmak güçtür. Çok sayıda değerlendirici, çok sayıda personeli değerlendirmelidir. Kimin kimi değerlendireceğine enibra robotu karar verir ve eşleme listesini hazırlar. Böylelikle İK Uzmanlarının bu konu için minimum vakit harcaması sağlanır. İK Uzmanları bu eşleşmeleri değiştirip farklı eşleşmeler tanımlayabilir.

İK Uzmanları kaç kişi değerlendirmesini tamamlamış, kaç kişinin değerlendirme yapması bekleniyor, sistem üzerinden görebilir. Ayrıca enibra Robotu değerlendirme döneminde henüz değerlendirmesini tamamlamamış kişiler elektronik posta ile hatırlatma yapar.

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra İK Yönetimi prim hesabını sisteme yaptırır. Prim hesabı için firma yönetiminin bir prim bütçesi vermesi veya çalışanlarının maaşının belirli bir katı formülleriyle prim tutarları hesaplanabilir. Hesaplanan prim tutarlarının, yine İK Yönetiminin belirlediği bir tahakkuk döneminde personelin ek ödeneklerine otomatik olarak aktarılması sağlanır.

Tüm değerlendirmeler sonucunda kişi bazlı veya bölüm (departman) bazlı performans analizleri alınabilir. Performansında düşüş olanlar, yükselenler, en iyi performans gösterenler veya en kötü performans gösterenler raporları alınabilir.

Sonuçlar alındıktan sonra sistem eğitim almasında fayda gördüğü personeli listeler. Yöneticiler de eğitim ihtiyacı oluşturabilir.

Gerek firmanızın çalışanları tarafından verilebilen iç eğitimler, gerek dışarıdan satın alınan eğitimler için bir eğitim konusu kataloğu oluşturabilirsiniz.

İç eğitmenlerinizin kullanabileceği eğitim kılavuz belgelerini sisteme yükleyebilir böylelikle her eğitmenin sistemden indirebildiği bu belgelerle standart bir eğitim verilmesini sağlayabilirsiniz.

Eğitim konularını anlamlı kategorilere ayırıp, kategori bazlı raporlamalar yapabilirsiniz.

Yasal zorunluluk özellikli eğitimleri işaretleyebilir, eğitimlerin uygulama biçimine göre (Örgün, Uzaktan, Şirket Ziyareti, vb.) sınıflandırma yapabilirsiniz.

Eğitim konularına geçerli olma ömrü tanımlayıp, eğitim alan personelin bir daha ne zaman bu eğitimi alması gerektiğini sistemden alabilirsiniz.

Her eğitim konusunu belirli bir personel grubu ile ilişkilendirerek eğitim konusu ve personel ilişkisi kurabilirsiniz.

Eğitim konuları personel grupları ile ilişkilendirildikten sonra bir kaç tuşa basarak Yıllık Eğitim Planını oluşturabilirsiniz.

Planda eğitim konuları bazında aylara göre İhtiyaç, Planlanan ve Gerçekleşen Personel sayılarını görebilirsiniz.

Eğitim ihtiyacı oluştuktan sonra kaba planlama veya ayrıntılı planlama yapılabilir. Kaba planlamada eğitim yeri, eğitmen ve katılımcılar isim isim belirtilmez. Örneğin bu ay Mavi Yakalı Personel için İSG eğitimi verilecek kaba bir planlamadır. Ayrıntılı planlama örneği için şu tarihte, şurada, bu eğitmen tarafından şu kişilere eğitim verilecek. Ayrıntılı planlama eğitim aktivitesi oluşturmayı gerektirir. Aktivite oluştururken bir kaba plan ile ilişkilendirilebilir.

Bir Eğitim Konusu için belirli bir tarihte, belirli bir yerde, belirlenmiş eğitmenler tarafından kimlerin katılımcı olacağını da belirterek eğitim aktivitesi tanımlayabilirsiniz.

Aktivitede birden çok eğitmen görev alabilir.

Eğitmen belirlenirken, sistem uygunluk kontrolü yapar. Bir eğitmenin aynı anda iki farklı eğitim aktivitesinde olmasına izin verilmez.

Katılımcılar için de uygunluk kontrolü yapılır. Uygunluk yalnızca başka bir eğitim aktivitesinde kayıtlı olması yada olmaması değil, personelin eğitim tarihinde izinli veya istirahatli olmaması da kontrol edilir.

Eğitim aktivitesinin maliyeti de Eğitim Ücreti, Konaklama, Ulaşım ve Yemek giderleri kategorilerinde işlenebilir.

Eğitim gerçekleşir gerçekleşmez değerlendirme anketleri oluşturulup her bir katılımcının ePersonel Uygulaması üzerinden doldurması için o katılımcıların elektronik posta adreslerine gönderilir. Ayrıca personel ePersonel Uygulamasına girdiğinde Görevlerim kısmında “Doldurmanız gereken eğitim anketleri var” uyarısını görür.

Anketler kağıt kullanılmadan sistem üzerinden doldurulur. İnsan Kaynakları Ekibi kaç kişinin formunu doldurup doldurmadığını izleyebilir.

Anket formlarında yer alacak soru grupları, sorular ve bu soruların cevap alternatifleri İnsan Kaynakları Eğitim Yetkilisi tarafından tanımlanır.

Kategori veya konu bazlı kişi/saat raporları, maliyet rapoları, vb. birçok rapor sistemden hazır halde tablo ve grafik olarak alınabilir. Ayrıca Kullanıcı Tanımlı Sorgulamalarla her türlü eğitim içeriği özgürce listelenebilir.

Güvenlik kulübesinde bulunan ekip gelen misafir kayıtlarını bir deftere yazmak yerine sistem üzerine kaydeder. Ziyaret bilgilerinde ziyaret eden kişi veya firma bilgisi, ziyaret zamanı, nedeni, kiminle görüşeceği gibi bilgiler yer alır.

Eğer ziyaret eden birden çok kişi varsa, her bir misafirin bilgisi ayrı ayrı alınıp kendilerine bir misafir kartı teslim edilir.

Misafirin kartı ile geçiş yapabileceği terminaller tanımlıdır. Eğer misafire yemek ikram edilecekse, Güvenlik kaydı yaparken Yemek hakkını da işaretler. Böylelikle misafir kartı ile yemekhaneden geçiş yapıp yemek yiyebilir.

Ziyaret kaydı, misafiri olan personel tarafından da önceden yapılabilir. Böylelikle misafirin kapıda bekletilme süresi kısalmış olup, personelin aranıp onay alınması süreci de atlanabilir.

Misafir çıkış yaparken kartını teslim eder ve kaydı çıkış zamanıyla kapanır. Ancak ziyarette birden çok misafir varsa diğer misafirler halen ziyarete devam edebilir. Her misafirin kaydının ayrı ayrı yapılması bundandır.

KVKK Gereği tüm ziyaretlerin misafir bilgileri 1 yıl sonra otomatik olarak sistem tarafından karartılır.

Ziyaretçiler, misafirler, misafiri gelen personel, tüm ziyaret bilgileri raporlanabilir.

Personelin kartını yanında getirmemiş olması durumunda güvenlik görevlisi Personeller Formunu açıp personelin gerçekliğini sorgular. Gerçekten kayıtlı bir personel midir? O saatte vardiyası var mıdır vb. bilgileri kontrol eder. Eğer sorgulama sonucunda aksi bir durum yoksa boşta duran geçici kartlardan birini personel zimmetleyerek teslim eder. Sistem hangi personelde geçici kart var listeler.

Geçici kartını alan personel, asıl kartı ile hangi terminallerden geçebiliyorsa geçici kartıyla da aynı terminallerden geçebilir. Böylelikle, İnsan Kaynaklarına gitmesi, kart okutamadım belgesi doldurması gerekmez. Puantaj verileri aksamaz.

Personel çıkışta yine güvenlik kulübesine gider ve kartını teslim eder.

Acil bir durumda veya tatbikatında, Güvenlik Sorumlusu sistemden Acil Durum Butonuna basar ve tahliye işlemini başlatır. O anda sistem toplanma alanı sorumlularının posta adreslerine, içinde an itibariyle o lokasyonda bulunan tüm personel, taşeron ve misafir kişinin bilgisini içeren bir excel belgesi gönderir. Böylelikle binaların tamamen tahliye edilip edilmeği yoklaması yapılabilir.

Yoklamanın bir alternatifi de toplanma alanlarında bir PDKS Okuyucusunun bulunmasıdır. Böylelikle tahliye bölgesine gelen personel kartını okutarak veya parmağını okutarak yoklamasını verebilir.

Birden çok işyeriniz ve her işyerinizde bir yemekhaneniz olabilir. Hatta bir işyerinizde birden çok yemekhanenizde bulunabilir.

Yemekhane bazında, hangi yemek şirketi ile çalıştığınızı tanımlayabilirsiniz. Her bir firma için ayrı ayrı yemek menüleri tanımlayabilirsiniz. Bu menülerin fiyatlarını işleyebilirsiniz.

Yemekhane bazında, hangi saatler arasında günde kaç öğün yemek servisi varsa tanımlayabilirsiniz. Örneğin A Yemekhanesinde Sabah 07.00 – 09.00 Arasında Kahvaltı, öğlen 11.30 – 13.30 arasında Öğle Yemeği şeklinde tanımlama yapabilirsiniz. Böylelikle sistem yemek adetlerini öğün bazında raporlayabilir.

Yemekhane bazında gün gün yemek adetlerini görüntüleyebilirsiniz. Bu adetlerin kaçı personel, kaçı misafir ve taşeron için verilmiş görebilirsiniz.

Bir kez yemek yiyen kişinin aynı öğünde ikinci kez yemek almasını sınırlayabilirsiniz.

Kartı yanında olmayan personel için arkadaşının kartı ile yemek almasına izin verebilirsiniz. Bu özellik ikinci kez yemek hakkı olmaması durumda da yapılabilir.

Yemekhane sorumlusu verilen yemek adedini anlık olarak izleyebilir.

Sistem verilen yemek adedini ve her yemeğin fiyatını bilebildiği için yemek firmasının göndereceği fatura tutarını önceden raporlayabilir ve kontrol edilmesini sağlayabilir.

Çalışanlarınız ePersonel Sistemi üzerinden her gün için ayrı ayrı yorum yapabilir. İnsan Kaynakları en çok beğenilen ve en az beğenilen menüleri raporlayabilir.

Sistem her öğün öncesinde ilgili personele günün yemek menüsünü elektronik posta ile bildirir.

Zimmetlenecek tüm ekipmanı kategorileri altında marka model seri numarası gibi özelliklerle tanımlayabilirsiniz.

Personele bir veya birden çok ekipmanı, bir form altında “Zimmet Teslim Tutanağı” zimmetleyebilirsiniz.

Zimmeti teslim alırken de bir form düzenleyebilirsiniz. Bu formda ekipmanın sağlam teslim alınıp alınmadığını da belirtebilirsiniz.

İster belirli bir personelin zimmetli ekipmanlarını görmek isteyin, isterseniz de belirli bir ekipmanın kimde olduğunu görmek isteyin. Güçlü zimmet akranları sayesinde rapor almaya ihtiyaç olmadan bu soruların cevaplarını alabilirsiniz.

Ekipmanları koyduğunuz depoları tanımlayabilirsiniz.

Hangi depoda hangi ekipmandan kaç adet var görebilirsiniz.

Depo bazında sayım yapıp sayılarınızı revize edebilirsiniz.

Depolar arasında ekipman transferi kaydı yapabilirsiniz.

Depo tanımlamak ve ekipman stokunu tutmak zorunlu değildir. İsteyen müşteriler zimmetleme işlemlerini stok takibi yapmadan da yapabilir.

Her ekipmanın dağıtımı ve takibi ile ilgili bir sorunlu birim tanımlanır. Örneğin bilgisayar ekipmanının zimmetlenmesi işlemlerini Bilgi İşlem Birimi yaparken, Kışlık Yazlık Elbiseleri İdari İşler Birimi yapabilir.

Deponuzda bir ekipman için tanımladığınız miktarın altına düşme olursa sistem ilgili kişilere elektronik posta ile “Asgari Stok Seviyesinin Alına Düşüldü” bildirimi yapar.

Sistem, iş akdi sonlandırılan bir personelin üzerinde teslim etmediği zimmetli ekipman var mı kontrol eder. Eğer varsa iş akdi sonlandırmasına izin vermez ve kullanıcıyı, ekipmanı teslim alması için uyarır.

Personeliniz izin taleplerini uygulama üzerinden yapabilir. Amiri önüne düşen talebin onay veya red durumunu görebilir. Talebini iptal edebilir.

Enibra sistemine tanımlı konuma göre mobil cihaz bulunduğu konumu kontrol eder ve personel eğer şirket konumunda ise giriş veya çıkış kaydı oluşturmasına izin verir. Böylece kişinin ofise geldiğinde kart veya parmak izi okutarak giriş yapma zorunluluğu olmaz. Özellikle Covid vb. temasın azalması gerektiği dönemlerde bu özellik sağlığı koruyucu bir metot olarak tercih edilebilmektedir.

Personel içerisinde bulunduğu vardiya bilgilerini bu ekrandan görebilmektedir.

Personel avans taleplerini mobil uygulama üzerinden yapabilir ve durumunu takip edebilmektedir.

Şirket ihtiyaçlarına göre mobil uygulamada özelleştirme yapılabilmektedir.