Merhabalar, bu yazımda, İnsan Kaynakları Yazılımı seçerken dikkate alınması gereken unsurları kaleme aldım. Aslında genel olarak bir yazılım çözümü seçerken bu unsurlara dikkat etmek gerekir. Bazı maddeleri de özel olarak İnsan Kaynakları Yazılımı için belirttim. Umarım faydalı olur.
Deneyimli Ekip ve Müşteri Odaklılık
Yazılım çözümünü sunan firma, konusunda bilgili ve deneyimli bir destek kadrosuna sahip olmalıdır. Bu madde en önemli maddedir. Hatta yazılım özellikleri vasat olsa bile müşteri memnuniyetine odaklanmış deneyimli bir ekip varsa iyi sonuç alırsınız. Bugün herhangi bir yazılım çözümü satın almamış bunun yerine işlerini excel vb. programlarla yürüten hatırı sayılır firma bulunmaktadır. Tüm süreçleri arı gibi çalışıp takip eden, mesai saatleri dışına taşan bir eforla, başarılı sonuçlar alınabilmektedir. Elbette önerdiğimiz yol bu değildir. Bu yöntemde, firmanın kişilere bağımlılığı söz konusudur. Hatta sistemi excel ile yürüten kişiler firmadan ayrıldıklarında firma hafıza kaybına uğramaktadır.
İnsan Kaynakları Ekibinin çalışma saatini sınırlamak mümkün değildir. Maaş ödeme günü tatilin hemen sonrasına gelir, ekip bayram günü çalışma yapmak zorunda kalır. Bu durumda ihtiyaç halinde danışabileceği bir ekibin destek olması gerekir.
Firmanın önemli bir çalışanı (Örneğin Bordro Uzmanı) işten ayrılmış veya hizmet veremeyecek şekilde hasta olmuş hatta hayatını kaybetmiş olabilir. Bu durumda hizmet aldığınız firmanın rehberlik ekibi, işe yeni alınan kişiye hem yazılım ile ilgili hem de firmanıza özgün insan kaynakları politikalarla ilgili bilgiler aktarabilmelidir. Bu noktada doğru firma ile çalışmak sizi güvende hissettirir.
İnsan Kaynakları Vizyonu Olan Bir Firma
Çözümünü tercih ettiğiniz firmanın İnsan Kaynakları Vizyonu olmalıdır. Firma, tüm enerjisini ve zamanını insan kaynakları konusunda harcayan bir ekibe sahip olmalıdır. Bugün var olduğu gibi gelecekte de var olacağına ve insan kaynakları konusunda çalışmalarına devam edeceğine dair güvenilir işaretler vermelidir.
Güncel Teknolojilere Uyumlu Yazılım ve Mobil Çalışma İmkanı
Maalesef ERP Çözümlerinde İnsan Kaynakları, “Olduğu kadar olsun” düşüncesiyle geliştirilmiş bir parçadır. Bundan dolayıdır ki, bir çok ERP kullanıcısı firmanın İnsan Kaynakları Yetkilileri farklı bir ürün ile çözüm aramak zorunda kalmıştır.
İnsan Kaynakları Yazılımı, İnsan Kaynakları Departmanının yönettiği tüm süreçleri bütünleşik olarak içermelidir. Özlük bir programda, bordro başka bir programda, eğitim bilgileri excel’de, performans değerlendirmesi kağıt formlarda olmamalıdır. Bir modül için işlenen veri ihtiyaç halinde diğer modüllerde de tekrar veri girişi yapılmadan kullanılabilmelidir. Hatta bu verilerin varlığı veya yokluğu ilişkili işlemleri de kısıtlamalı veya olanaklı hale getirmelidir. Sistem uçtan uca tüm işlemleri ile kapsanmalıdır.
Yazılımın web tabanlı olması şarttır. Aksi halde her kullanıcının makinasına ayrıca program kurulumu yapılması hantal ve demode bir çözümdür.
Tüm kullanıcılar, sisteme 7/24 her yerden erişebilmelidir. Bu işlevsellik ya direkt olarak çözümü satın aldığınız tedarikçinin hizmeti kendi sunucularından servis etmesi ile sağlanabilir yada firmanızın Bilgi İşlem Bölümü’nün tahsis edeceği bir sunucu üzerinden yine Bilgi İşleminizin Kontrolünde sağlanabilir. Her iki yöntem de kabul edilebilir. Yeter ki erişim mümkün olsun.
Firmanıza Özgün Yazılım Geliştirme İhtiyacınızı Giderebilme
Öncelikle eğer tedarikçinizin bir çözümü varsa o çözümü olduğu gibi kullanmak için kendinizi zorlayın. Unutmayın ki siz bir firmasınız, buna karşın tedarikçinizin sizin firmanız gibi birçok firmaya hizmet verdiğini ve birçok senaryo konusunda deneyimli olduğunu unutmayın. Çözümü anlatıp, bunu istiyoruz demek yerine, durumu anlatın, çözümü tedarikçinizin geliştirmesini isteyin. Deneyimden yararlanın.
Tüm bun faktörlerle birlikte tedarikçiniz hazır bir çözümü bulundurmuyorsa veya sizin firmanıza özgün bir çözüm geliştirilmesi zaruri ise tedarikçinizin çözümün sahibi (Geliştirici Firma) olmasına dikkat edin. Bu hem özel geliştirme ihtiyacınız için hem de kanuni değişimlerde firmanın hızlı çözüm üretebilmesi için önemlidir.
Peki bu özelliklerin varlığından nasıl emin olabiliriz?
Tedarikçi firmanın reklamları, broşürleri, gözünüzü boyayabilir, sizleri yanıltabilir. Doğru tedarikçi olup olmadığından emin olmak için şu adımları uygulayabilirsiniz.
Gerçekten Neye İhtiyacınız Olduğunu Belirlemelisiniz.
Bunu yaparken yazılı bir ihtiyaç listesi hazırlayın. Önce kısa maddelerle ihtiyaçlarınızı listeleyin ve her ihtiyacın açıklamasını bir kaç cümle ile hatta örneklem yaparak yazın.
Hazırladığınız ihtiyaç listesini İnsan Kaynaklarındaki ilgili kişilerle gözden geçirin ve üzerinde mutabık kalın. Böylelikle proje sürecinde “Buna ne gerek vardı ki” gibi gereksiz tartışmalar yaşamayın.
Maddelerin hangisinin olmazsa olmaz, hangilerinin olursa iyi olur olduğunu not edin.
Bu ihtiyaç listesi sizin şartnameniz olsun ve potansiyel firmalara bu listeyi gönderip, her bir maddenizi cevaplanmasını isteyin. Cevapları yazılı olarak aldıktan sonra İnsan kaynakları Ekibi olarak değerlendirin ve sunum ve soru cevap için beğendiğiniz firmaları davet edin.
Bu toplantılarda hem şartnamenizdeki maddeler bazında yazılımın çalışmasını izleyin hem de hizmet koşullarını (Acil durumlarda müdahale hızı, vb. konuları) sorgulayın, not alın. Her maddeniz için ağırlık katsayıları oluşturun tedarikçilere bu ağırlıkları kullanarak puan verin.
Referans Sorgulaması Yapın
Tedarikçi firmanın referanslarını öğrenin. Özellikle firmanızla benzerlik gösteren referansların listesini oluşturup her biri ile mülakat yapın.
“Şu firma da müşterisiymiş, ne güzel” demeyin. Referansı arayıp, şikayetlerini ve zayıf noktalarını sorun. Hangi konularda iyiler hangi konularda zayıflar öğrenip not edin.
Sonra tüm bu notlarınızı İnsan Kaynakları Ekibinizle birlikte değerlendirip satın alma sürecini başlatın.
Ancak bu şekilde bir yöntemle doğru tedarikçiye ulaşabilir ve seçiminizden dolayı firmanızın üst yönetimine gönül rahatlığıyla raporlama yapabilirsiniz.
