Bu yazımda İşe Alım Uzmanlarının çektiği sıkıntılara bizzat tanık olan biri olarak, yazılımda olması gereken fonksiyonlar hakkında bilgi vereceğim, umarım faydalı olur.
Öncelikle yalnızca İşe Alma Yazılımı tek başına yetmez. Bu yazılım mutlaka bir İnsan Kaynakları Yazılımı içinde tam entegre olmalıdır. Nedenine gelince, İnsan Kaynakları Yazılımında, iş tanımları (bazı uzmanlar unvan tanımı da der), bu işi üstlenecek kişilerde bulunması gereken yetkinlikler ve nitelikler, bu görevi üstlenecek kişilerin yetki ve sorumlulukları tanımlanır. Hatta buna bağlı olarak işe alım ilanında bu yetkinlik ve niteliklerin de madde madde listelenmesi sağlanır. Bilirsiniz, iş ilanlarında genellikle “Adayımızda aradığımız özellikler” başlıklı bir paragraf olur. İşte bu bilgiler İnsan Kaynakları Yazılımında belirlenir.
Norm Kadro Planlaması
İşe alma süreci kadro planlamasıyla başlar, buna norm kadro planlaması da denir. Norm kadrolar, üst yönetim ve İnsan Kaynakları tarafından sena başında belirlenir ve buna göre eksik fazla kadro analizi yapılır.
İşe Alma Yazılımı, web tabanlı olmalı hatta mobil fonksiyonlar içermelidir. Her birim yöneticisi kendi biriminin unvan bazında norm kadrosunu, eksik ve fazla kadrosunu ekran üzerinden görmeli ve raporlayabilmelidir.
Personel Talebi
Bir birim yöneticisi, İnsan Kaynaklarını meşgul etmeden uygulama üzerinden Personel Talebini yapabilmelidir. Sistem talep edilen pozisyon için varsa boş norm kadroları göstermeli ve talep sahibinin bu kadrolardan seçim yapmasını sağlamalıdır. Bir personel talebi içinde birden çok kadro için talep yapılabilmelidir. Örneğin bir personel talebi 3 adet İnsan Kaynakları Uzmanı talep ediyorum şeklinde olabilir.
Norm Kadro Talebi
Eğer talep edilen personel adedi boş kadro sayısını aşıyorsa aşan kısım için otomatikman Norm Kadro Arttırma Talebi oluşmalıdır. Norm Kadro Artırma işlemi için farklı bir onay süreci olabilir. Süreç onaylanarak tamamlanırsa, sistem otomatik olarak norm kadroyu arttırmalı ve personel talebine ilave kadroları eklemelidir.
Eğer personel talebinde bulunacak yönetici, o ana kadar şirketin tanımlarında olmayan bir unvan için talep yapacaksa, bir örnek verelim, şirketimizde sekreter unvanı var ama Üst Düzey Yönetici Sekreteri nitelikleri ve sorumlulukları bakımından farklılık gösteriyorsa, bu ihtiyacı İnsan Kaynaklarına anlatarak, İnsan Kaynaklarının şirketin görev tanımı normlarına uygun olarak unvanı tanımlamasını sağlamalıdır. Tabi ki bu yeni unvanın da norm kadro talebini yapıp üst yönetim onayına sunmalıdır.
Adayın Her Aşamada Bilgilendirilmesi
İşe Alma Uzmanı, talebin yapıldığını ekranından da görebilmeli, elektronik posta veya SMS yoluyla da “Yeni bir personel talebi yapıldı” uyarısını alabilmelidir. Taleplerin hangi tarihe kadar kapatılması gerektiğini sistemden görebilmeli ve sistem talebin son tarihine belirli bir gün kala her sabah işe alım uzmanlarına hatırlatma postası veya SMS’i göndermelidir.
İşe Alma Uzmanı taleple ilişkili iş ilanının metnini sistem üzerinden oluşturabilmeli ve bu ilanın duyurusunu sistem üzerinden tüm personelin elektronik posta adreslerine gönderebilmelidir. Böylelikle ilanın personel aracılığıyla insandan insana duyurulması da sağlanmış olur. Aynı zamanda bu iş ilanı şirketin internet sayfasından açılan bir bağlantı ile tüm insanlara da yayınlanabilmelidir.
Başvuru İşlemi
Adaylar başvurularını kağıt kullanmadan sistem üzerinden yapabilmelidir. Formu doldurmak son derece kolay olmalıdır. Adayın soru sormasını gerektirecek bulanık ifadelerden kaçınılmalı, gerekirse dip notlarla ayrıntılı açıklamalar yapılmalıdır.
Sistem KVKK Hükümlerine uygun olmalıdır. Adaylara girdikleri bilgilerin 6 ay sonra otomatik olarak sistemden silineceği bilgisi verilmelidir.
Adaylar başvurularını yapar yapmaz başvurunuz alınmıştır mesajı ve varsa adayın elektronik posta adresine de ileti gönderilmelidir.
İşe Alma Uzmanı sistem üzerinden süreci planlayabilmeli, adayı görüşmeye mi davet edecek, teste mi tabi tutacak, referans araştırması mı yapacak, vb. adımları sisteme işleyip takip edebilmelidir.
Görüşme Süreci
İşe alma adımlarında görüşme süreci özel bir öneme sahiptir. Görüşmecilerin vaktini en kısa en verimli planlamak gerekir. Bir görüşmeye birden çok görüşmeci girebilmelidir. Görüşmecilerin uygunluklarına göre belirlenen gün ve saat aralığı için potansiyel adaylara elektronik posta ile ve/veya SMS ile görüşmeye davet bildirimi yapılmalıdır. Bu davette görüşme yeri ve bu yere nasıl ulaşılabileceğine dair bir açıklama da yer almalıdır. Hatta konum paylaşımı da yapılması iyi olur. Adaylar bu bildirim üzerinden görüşmeye gelip gelemeyeceklerini bir tıklama İşe Alma Ekibine bildirebilmelidir. İşe Alma Uzmanları adayların görüşmeye gelmeyi kabul edip etmediklerini sistem üzerinden görebilmeli, dönüş yapmayan adayları telefonla arayıp cevaplarını sisteme işleyebilmelidir. Görüşmeye gelmeyi kabul etmiş adaylar sistem üzerinden sırayla saat aralıklarına yerleştirildikten sonra, kesinleşen görüşme saati her adaya ve görüşmeciye elektronik posta ve/veya SMS ile bildirilmelidir.
Görüşmecilerin her biri ayrı ayrı not tutup görüşlerini sistem üzerinde bulunan bir görüşme formuna işleyebilmelidirler. Hatta bu formu taşınabilir bir bilgisayarda veya bir tablette doldurabilmelidirler. Görüşme notları çala kalem ayrıntılı yazılabilmelidir. Ayrıca görüşenin Olumlu veya Olumsuz seçenekli bir sonuç bildirmesi de yine bu form üzerinden alınmalıdır. Görüşme formunun içinde sabit sorular da bulunabilmelidir. Örneğin aday görüşmeye zamanında geldi mi? Kılık kıyafeti uygun muydu? Tavır ve tutumu olumlu muydu? vb. Bu sorular sayesinde görüşmecilerin çala kalem ifadeler yazma zahmeti azaltılır, değerlendirmenin her aday için eşit kriterlerle yapılması sağlanır.
Sınav Test ve Referans Kontrolü
Görüşme sürecini olumlu geçen adaylar diğer adımlara birer birer ilerler. Sistem her durum değişikliğini ilgililere bildirmelidir. Eğer sınav, test, vb. adımlar varsa bu adımların sonuçları da sisteme kaydedilerek takip edilebilmelidir. Referans kontrollerinin sonucu da yine sistem üzerine kaydedilebilmelidir.
İş Teklifi
Tüm adımlar geçildiyse adaya iş teklifi bildirimi yapılmalıdır. İş teklifi gerekiyorsa bir onay sürecine bağlanabilmelidir. Örneğin İşe Alım Uzmanının hazırladığı teklif yazısı, İnsan Kaynakları Müdürüne sistem üzerinden onaya gönderilebilmeli ve İnsan Kaynakları Müdürü de yine sistem üzerinden onay verebilmelidir. Eğer bildirim sözlü yapılıyorsa, bildirimin zamanı ve yapan uzmanın bilgileri, adayın cevabı kaydedilebilmelidir. Yazılı bildirim için adaya bir yıllık maaş tablosu ve yan hakları gönderilebilmelidir. Ayrıca varsa şirket aracı, lojman kullanımı, yemekhane vb. parasal olmayan haklar, bunlar da bildirimde yer almalıdır.
İş Akdi ve SGK İşe Giriş Bildirimi
İş teklifine olumlu dönüş yapan adaylara sistem üzerinden elektronik posta ve/veya hazırlaması gereken evrak bildirimi yapılabilmelidir. Bu aşamada işe alım işlemleri ve zamanı gelince SGK İşe Giriş Bildirgesi de sistem üzerinden yapılabilmelidir. Adayın verdiği bilgiler otomatik olarak İnsan Kaynakları Yazılımının Özlük Sistemine aktarılmalı, kullanıcıların bir daha veri girişi yapmasına gerek olmamalıdır.
Tüm bu özellikleri bir arada sağlayan bir İnsan Kaynakları Yazılımı var mı derseniz, enibra Sistemi içinde büyük bir kısmının hazır olduğunu eksik parçalarında geliştirilme aşamasında olduğunu söyleyebilirim.
Saygılarımla
Engin TAMTÜRK
